Во всем обилии коммуникаций в деловой среде, множестве контактов и постоянной занятости, человеку хочется сохранять человечность и сдержанность в любой форме общения. Ведь большие дела могут напрямую зависеть от способа выражения собственных мыслей и накладывать отпечаток на всю работу компании. Официальный стиль не зря приближен к дипломатическому, потому что контактировать по важным вопросам придется и не с самыми приятными представителями, и получать не всегда адекватный результат переговоров. Если выходить за рамки принятых норм и явно демонстрировать свой эмоциональный настрой, в итоге, это может привести к перебранке и карьерным препятствиям. При том, со стороны можно представить, что в деловом мире все спокойно, все интеллигентны и находят взаимопонимание.
Зачастую диалог, действительно, позволяет решить возникающие проблемы малой кровью. Но для этого необходимо, подобрав правильные слова, изложить свои аргументы и задать корректные вопросы. Профессиональные переговорщики знают, о чем речь.
Крупные корпорации сегодня активно голосуют за необходимость электронной переписки, да, в общем, и распространяют эти приемы на всю бизнес-среду. Делопроизводство с использованием писем эксплуатируется уже давно, во всех отраслях и сферах бизнеса. Наличие электронных писем позволяет в любой момент отследить даты и имена участников диалога, найти исторические сводки решения определенных задач, собрать доказательную базу для вынесения заключений. И хорошо, если переписка состоит действительно из официальных обращений, доступных для понимания не знакомому с проблемой, поскольку это может пригодиться через длительные периоды времени, когда уже и штат в компании сменится, и важные сведениия позабудутся.
Внутри компаний или между контрагентами существует свод негласных правил составления делового письма. А некоторые HR-департаменты ставят официальное письмо на официальную основу, добавляя требования к письмам и шаблоны в корпоративные политики, обязательные к исполнению персоналом. Между тем, на одних шаблонах деловой этикет не воспитаешь: содержание официального письма также таит в себе ньюансы дипломатии и политкорректности. Письмо может быть побуждающим к действию, а может уводить в сторону от темы, спускать все на тормозах, напрягать подозрениями, - и это все можно сделать простыми человеческими словами или с применением профессиональной терминологии.
Сленг в деловых письмах не приветствуется, - это сделает переписку немного холодной, но это способствует общей дисциплине и формирует рабочий настрой у сотрудников. Вместе с тем, что в активной переписке творчеством заниматься особо некогда, оперативность создания качественного делового письма ценится бизнес-средой. Рекомендуется иметь перед глазами пример чужого качественного письма, выучить некоторые фразы-клише, применимые к специфической сфере деятельности компании, сохранить себе образец письма, для его быстрого редактирования и наполнения.
Основными элементами делового письма являются тема письма, приветствие, содержательная часть и подпись. Тема должна максимально понятно описывать «тело письма» и быть лаконичной. Описывая суть своего обращения, стоит упоминать о сугубо деловом характере этих строк и своем уважении к получателю, сколько бы неприятен ни был текст письма. От постановки предложений и использования лексикона зависит то, как письмо будет воспринято, и к какому ответу оно приведет. У копирайтеров есть множество уловок и приемов, снижающих риск недопонимания и отторжения полученного письма, и на профессиональный взгляд, все довольно просто.
Я, имеющий богатый опыт составления деловых внутрикорпоративных, коммерческих продающих писем, переписки с государственными органами, даже не в качестве копирайтера, а как участник рабочего процесса, могу предложить следующие услуги:
- Составление делового письма для конкретного случая, формулировка оптимального ответа;
- Составление письма-обращения для рассылки подписчикам;
- Создание единого шаблона официального электронного письма компании;
- Создание набора шаблонов для типовых случаев официальных обращений;
- Создание корпоративной политики написания деловых писем;
|
